Всем привет! Знаете, что такое gtd система? Расшифровывается аббревиатура как getting things done. Перевод с английского – делать всё. Хотя можно также употребить такие выражения, как успевать всё, доводить начатое до конца, завершать и приводить дела в порядок. И сегодня мы рассмотрим способы, которые помогут нам в этой нелёгкой задаче.
Общая информация
Термин gtd возник благодаря Дэвиду Аллену. Именно он придумал эту эффективную систему для повышения продуктивности. Основной целью которой является увеличение количества свободного времени, при условии, что необходимые задачи выполнены. Как в поговорке: «Сделал дело – гуляй смело». Только вот гулять теперь можно намного дольше. Да ещё и без тяжкого груза переживаний из-за незавершенности. Чаще всего ведь как бывает? Какие-то дела или упускаются из виду, или сортируются по спискам и благополучно забываются, откладываются до последнего момента и прочее.
Дэвид позаботился о том, чтобы людям, которые ценят своё время и желают использовать его эффективно, было намного легче управлять им. Можно подумать, что gtd ничем не отличается от создания привычных списков задач. Но это не так. Обычно планируя свою деятельность, человек не учитывает совсем мелкие и не достойные внимания дела. Считая, что тратить на них ресурсы не стоит. Хотя получается, что во время рабочих процессов, думая о них – он по факту отвлекается. Соответственно, происходит то, чего он так стремился избежать.
Система Аллена же позволяет экономить энергию, силы и направлять деятельность мозга непосредственно на решения проблем. К тому же подходит она абсолютно для каждого человека, независимо от его социального положения, рода деятельности, пола, возраста и прочее. То есть, без разницы, вы доктор наук, домохозяйка или ещё школьник – принципы, сформулированные Дэвидом, универсальны и полезны. Единственное условие – это желание эффективно управлять своим временем.
Принципы
Итак, чтобы было проще разобраться, предлагаю вашему вниманию пошаговую инструкцию, основные правила системы:
Сбор информации и фиксация
У вас всегда под рукой должен быть блокнот, ежедневник, любимый гаджет, в случае, если вы ведёте дела с помощью электронных программ. Любую свою мысль касательно работы необходимо фиксировать. Не стоит полагаться на память, рассчитывая, что в нужный момент вы вспомните о чём-то. Или вернетесь к этой теме немного позже. Ваш мозг должен генерировать новые идеи, а не удерживать бессмысленную информацию, которую без проблем можно перенести на бумагу и благополучно забыть. Занявшись более важными делами. Так что, если например, услышали по радио рекламу нового корма для собак и вспомнили, что у вашего питомца запас на исходе – фиксируйте идею сразу же. Даже если покупку совершать планируете на следующей неделе.
Как вы могли заметить, осознание чего-то обычно происходит неожиданно. Решение проблемы возникает не тогда, когда человек усиленно над ним думает и ищет наиболее оптимальные варианты выхода из сложившейся ситуации. А, например, во время свидания или рыбалки. Тогда, когда мы расслабляемся и отвлекаемся, у подсознания появляется шанс «достучаться» к сознанию. Именно по этой причине ваш планер должен быть всегда под рукой. Да, как оказалось, даже во время романтической прогулки.
Кстати, небольшая хитрость, которая позволит сохранить душевное равновесие и сэкономит время. Если выполнение какого-то действия займёт у вас менее двух минут – не нужно его выписывать в блокнот. Приступите к нему сразу же. Тогда со спокойной душой вы сможете работать дальше, не «забивая» голову ненужным.
Планирование и расстановка приоритетов
У каждого пункта должна быть конкретная дата выполнения. То есть, когда вы приступите к работе и сколько планируете её делать. Придётся разбить все дела по дням календаря. Тогда у вас будет уверенность, что вы наверняка ничего не упустили из вида.
Жизнь – штука непредсказуемая, отчего мы никогда не знаем, что может случиться с нами завтра или через минуту. Поэтому не всегда удаётся закрыть задачу в намеченный срок. Потому что, например, неожиданно добавилась новая проблема, более срочная. Отчего пришлось переключить внимание на неё, отложив запланированное на потом. В связи с этим необходимо постоянно контролировать актуальность задач. И переносить те, что не удалось завершить. Иначе можно благополучно о них забыть, а потом столкнуться с кучей новых сложностей.
На этом этапе также следует на каждый пункт задавать себе простой вопрос: «Что делать?». Не в плане: «Боже, всё пропало». А для того чтобы внести конкретику и ясность, обозначив границы. Вернемся к указанному примеру про корм для питомца. Вы можете придумывать отговорки, дав почву для развития прокрастинации и приобрести его в последний момент, в лучшем случае. Или продумать маршрут, выбрать день, когда вы будете проезжать мимо зоомагазина – это снимет тревогу и, главное – не оставит любимое животное без еды.
Непосредственно действия
Как только придумали, записали, просчитали – приступайте к активным действиям. Иначе, какой смысл в организации своего времени для повышения эффективности, если не делать самое основное, завершать её?
В принципе, залог успеха – это активность. Мир не узнал большое количество гениев, которые были способны изменить его до неузнаваемости, облегчив жизнь каждому человеку по одной простой причине – они генерировали идеи, но не воплощали в реальность. А потому что, чтобы сделать что-то, необходимо затратить больше энергии, важно иметь мужество, чтобы рискнуть и «высунуться» со своим мировоззрением, мыслями, изменениями. Нести за последствия ответственность, быть готовым к трудностям и даже к проигрышам. Но, только действуя можно одержать победу. И после провала также.
Рекомендации
Разграничивайте свои идеи и дела
Не стоит сбрасывать их в один список. Так вам будет проще ориентироваться. Например, создайте такие категории, как семейные вопросы, бытовые, работа, самореализация, отдых, идеи и афоризмы для вдохновения. В общем, пользоваться вам, поэтому ранжируйте так, чтобы было удобно непосредственно вам. А не делать как правильно. Чтобы был эффект от метода gtd, адаптируйте его под себя, не стоит «слепо» придерживаться указанных принципов.
Электронные программы
Если вы хотите создать электронный органайзер, чтобы в любой момент иметь доступ к спискам задач, рекомендую скачать программу ЛидерТаск. С её помощью вы не только создадите проекты по категориям, но и «привяжете» к календарю каждое дело. После выполнения спокойно удалите его или переместите в какую-то папку с завершенными заданиями.
Больше вариантов электронных помощников вы обнаружите, если перейдёте по этой ссылке.
Характер проблемы
Любая проблема вызывает у человека напряжение. Неважно, будь то незакрытый проект или невозможность найти общий язык с ребёнком, женой. Нашему мозгу всё равно, какую информацию обрабатывать. Возникла сложность – ресурсы будут тратиться на её решение. Поэтому, если вы находитесь в офисе, а из головы не выходят нюансы семейного конфликта – ни в коем случае не стоит обесценивать личные переживания. Даже если вы будете пытаться их подавить, согласитесь, они никуда не исчезнут. Только энергия будет тратиться вхолостую. Выделите пару минут и выпишите тревожащие вопросы в ежедневник. Тогда напряжение спадёт и вы сможете спокойно приступить к своим обязанностям. Личные дела запланированы, что делать понятно, когда и как тоже.
Даже потребность поразмышлять о смысле жизни и сущности бытия можно зафиксировать в планер. Чтобы в моменты, когда вы чем-то заняты, философские мысли не отвлекали от работы. Не стоит разбрасываться ресурсами своего организма, тогда вы будете везде успевать, отдыхая больше, чем обычно. Избавляйтесь от фоновых тревожащих вопросов, выписывая их в блокнот и планируя время, когда сможете основательно ими заняться.
Завершение
Если вы будете придерживаться системы gtd, то сможете ощутить удовлетворение от работы, а также радость, что сделали так много за короткий промежуток времени. Это скажется благоприятно не только на качестве вашей жизни, но и повысит самооценку. Будет мотивировать на дальнейшие достижения и развитие. Так что каждый день применяйте правила, разработанные Дэвидом и будьте счастливы!
Кстати, не забудьте внести в свой список дела, которые необходимо сделать в течение своей жизни. Пример такого списка, вы можете посмотреть здесь.
Материал подготовила психолог, гештальт-терапевт, Журавина Алина
